和开源协同一起渡过金融寒流
据统计，受全球金融风暴影响，三季度全国企业景气指数环比回落8.8点到128.6点。金融风暴将众多企业“打入冷宫”的同时，另有一批企业成为“新宠”。据悉，国际工程机械龙头企业徐工科技和亚洲最大的欧式插座生产企业宏一电子等，这些产品在国际市场上享负盛誉的企业，在金融风暴来临前后，纷纷聚焦内部管理，选用协同、ERP等管理软件来提升企业内部管理效率。
——摘要
值得关注的是，近80%的中国百强企业已经开始应用协同办公推进决策现代化，协同已成为管理必需品。金融危机之下，越来越多的企业也意识到，要通过武装一套系统来降低成本、提升效率、加强控制，细化管理。
? 为什么需要协同软件？
协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等；各种通信软件，如E-Mail、即时通信、VoIP等。
通过该协同软件，公司领导能够随时了解员工的工作进度，听取人员汇报，安排工作日程等，员工之间同样可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论。提供了一个高度互动、个性化的工作环境。特别是各分店的员工通过此协同办公平台拉近了与公司总部的“距离”，真正实现了远程协同办公，犹如所有人一个大“办公室”中办公一样，沟通渠道非常顺畅!平台具有强大的数据信息关联性，改变了过去单一的电子邮件的工作方式，通过即时通讯、手机短信、协作区共享和电子邮件等综合通讯手段，同时提供了强大的数据关联能力，大大提高了信息文档的查找效率，提高了工作效率。 协同软件具有良好的网络适应性，能够适应不同的网络环境，用户即使出差同样能够及时与公司保持联系，协调各种资源，确保工作任务顺利进行;。
? 协同软件所产生的蝴蝶效应——（员工效率的“蝴蝶效应”）
“一只蝴蝶在巴西轻拍翅膀，可以导致一个月后德克萨斯州的一场龙卷风。”蝴蝶效应概念中，初始条件下微小的变化能带动整个系统的长期的巨大的连锁反应，对于企业管理来说同样适用。
销售人员因为销售数据分散，需要增加的两个小时的汇总时间，反映到管理层方面，甚至会失去对市场的最好判断，从而影响到下个季度销售计划的制定。对于企业来说，这种损失是巨大的。人员众多、机构复杂，公司日常办公文件数量大、审批层次多，这些企业普遍存在的复杂流程，占据了管理人员大部分时间，工作效率受到极大影响。员工效率作为企业整体效率的基石，是协同软件首先要解决的问题。
信息的高度共享是这些协同软件的共同特征。信息共享可以最大限度的发挥其本身的价值，无论是企业管理者、员工、还是外部的合作伙伴，都可以很方便的查找到相关的信息以支持事务的处理，并利用信息创造新的价值。市场上的协同产品都有一张完整的“信息网”，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者可以完全突破信息孤岛的困扰，从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。这样一来，对员工工作效率的提升作用不言而喻。
协同软件对于效率的提升作用，对于跨区域的企业来说，尤为明显。不同地区的员工，可以通过一个共同的系统平台，获得企业以及业务的最新信息，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
员工工作效率的提高，势必也将带动企业整体效率的提升。协同软件控制着员工效率带来的蝴蝶效应，往利于企业发展的方向前行。
协同软件对企业最直接的作用是提升员工效率，从另一个角度看来，协同对于企业信息的优化和管理，以及提倡的企业知识共享理念，也是提高企业效率的积极因素。
来自美国某研究机构的一份调查报告表明：目前绝大多数公司不能实现充分的工作协同，因而只能对仅仅20%的企业信息资源进行真正的优化与管理，而另外80%的有用资源，尤其对企业至关重要的客户信息，则分别残留在电子邮件里、内发的文件中、从网络下载的各种页面上，以及由企业应用程序生成的报告里，不能产生价值。协同软件的职责之一，就是对这些企业信息进行优化共享，充分发挥这些信息对于企业发展的作用。
企业资源的优化，核心要点就是灵活的组织并协作这些信息，为一个共同的目标“各司其能”并发挥最大的价值，换句话来说，就是让各种资源能够随企业的需要，及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。
而协同应用的出现无疑为这些问题提供了有力的解决方案。协同应用提供了一种“整体应用”的方案，它关注的是全面的调控，更有利于对企业的各种资源进行充分整合，让这些被分隔开来的资源重新处于统一管理和调配下，使企业从获得“局部优化”到获得“整体优化”。
一个企业如果可以为了一个共同的目标，协同不同的部门、资源进行推进，这个企业的核心竞争力毫无疑问是非常强大的。而协同软件在企业里，就是以提高企业效率、整合不同资源作为核心目标，在企业管理体系中，扮演着重要的角色。
? 市场上需求的有哪些协同软件？
协同工具软件主要功能是协作沟通，例如常见的腾讯、MSN、除外还有一些自开源的软件如：Zimbra、Scalix、GroupWare等协同软件。
可能大家对于开源软件并不了解，开源协同软件是指用户开放源代码的协同软件，用户能够看见并可根据自己的实际情况修改基础源代码使之为己所用。
下面举例几款开源协同软件和大家常用的软件对比一下。
开源协同与腾讯、MSN、SKYPE相比
很多企业采用QQ、MSN或者SKYPE来加强内部的沟通，但是这些方式也有一定的缺点（比如网友聊天、闲杂人的加入、及收发邮件的缓存等都会造成工作效率降低），而如果采用协同软件就不会有这些问题，并且协同软件还有一些额外的功能。
值得一提的是知识库Wiki这个功能，一般的协同软件是不涵括在里面的。它是负责收集、处理、分享一个组织的全部知识的信息系统，利用软件系统或其他工具，对组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，积累知识资产避免流失，促进知识的学习、共享、培训、再利用和创新，有效降低组织运营成本，强化其核心竞争力的管理方法。
开源协同软件Zimbra与Exchange相比
查看这份工作表，了解Zimbra和Exchange之间成本详细比较。
表A
总成本——1年 总成本——3年 总成本——5年
用户数量 Exchange Zimbra Exchange Zimbra Exchange Zimbra
100 698 74 698 822 698 370
250 748 74 748 422 748 370
500 498 474 498 422 498 370
1500 5498 474 5498 0422 5498 7370
* 这些数字考虑到第一组25名用户每名用户每年35美元的费用，和其它组25名用户每名用户每年28美元的费用，以及RHEL企业Linux高级订购版每年1299美元的费用。微软方面的收费包括：999美元的Windows 2003企业服务器R2许可，3999美元的Exchange 2007企业版许可和每名用户67美元的Exchange标准版CAL。
当然，这些是供应商标价的所有比较。通过批量许可，很可能会达成一笔更廉价的交易。的确，找到一款低于标价的微软产品并不困难。还要注意的是，这里只是简单对Exchange服务器和Zimbra服务器的基本操作系统成本进行了比较。
如果你乐于使用当前的Windows和Exchange服务器，那么Zimbra协作套件就没有太大的诱惑力，除非你发现你根本没有使用Exchange提供的大量功能。
在这种情况下，一个Zimbra（或Scalix，就此而言）低级版本可能适合你们组织的需求。如果企业准备并且愿意卸载Outlook，使用一个Web客户端，这时Zimbra就是一个极好的解决方案。
在竞争如此激烈的市场经济环境中，只有商业软件、开源软件以及以服务为导向的软件等多种软件模式的共存，相互借鉴，甚至融合，才能有利于软件的技术创新，并将带来更高的市场效率。
点评：那么开源协同软件到底有哪些优势？一般都包含有质量与可靠性（开源代码的可靠性）透明度
（开源代码可向任何人提供开放式的访问。易于定制，加强了公司在所有权环境下的独立性）节省成本、（和传统的所有权软件许可证费用相比，开源所能节省下的成本的确是可以让人笑逐颜开。）互用性（Open Solutions Allianc该联盟汇聚了大量的开源解决方案厂商，共同致力于增强互用性，从而更好地在企业环境中部署开放式解决方案。）等优势。
但开源最大的一个问题就是稳定性。而如今这些昔日的缺陷都在逐渐消失。随着开放式解决方案的茁壮发展，以及技术支持的加强，其可靠性与持续性都得到了长足的改善。此外，个人投资者与风险投资机构不断向开源厂商注入资金，使得他们更加如虎添翼。
总结语：协同软件对于提高企业效率的重要意义，正日益清晰的摆在各企业管理者的面前。在这个金融的寒冬里对于体质虚弱的中小企业而言，好比改善了体内循环、增强了造血能力。一起和协同软件好好渡过这个寒冬吧，一起携手走过接下来每个春夏秋冬。
编者语：或许大家在看过文章后，心里会有个疑问,这是一篇带有商业性质的文章吗？