介绍

信息技术已成为企业中的战略因素，在业务流程中提供了强大的支持[6]。当前，来自多个部门的技术人员的使用直接影响了所获得的组织成果[3]。管理文档的能力已成为管理业务知识必不可少的工具[9]。在这种情况下，一个加剧的因素是，在许多不同的部门中，组织都无法放弃其流程中涉及的文献官僚制度。因此，他们仍然必须遵守严格的程序来处理正式文件。

文档管理系统(DMS)系统作为一种业务策略来支持所需的组织流程，特别是对于处理大量表单的关键流程的公司，如医院、承运人、保险公司和法律部门。在这种情况下，要求处理文件的官僚机构还要求承担义务并遵守与处理有关的某些规定，以及对这些项目采取的行动，例如确认、状态控制、确认和签名，通常与难以证明有关，因为它是在技术环境之外的某个领域中实现的东西，即在一些商业合同中，要求系统操作员在下达或拒绝退款请求之前阅读技术报告的所有条款。从这个意义上来说,很难确定用户是否已经尝试了规则,经历了一个合同,理解一个确认消息甚至遵循一个标准的流在特定操作系统或狡辩道,是企业的主要问题之一,其业务与官方电子文档的处理。

背景

文档管理系统（DMS）是一项技术，可提供一种轻松生成、控制、存储、共享和检索文档中现有信息的方法。DMS允许用户通常通过Web浏览器，通过内部或外部访问的公司网络，以敏捷安全的方式访问文档[1]。无论是小型、中型还是大型的任何公司，都可以使用DMS。律师事务所；医院；公寓管理员；招聘公司；建筑、设计和工程办公室；新闻和传播咨询服务和咨询。在大中型公司中，DMS可以应用于特定领域（人力资源、培训、会计、市场营销、信息学）。该服务评估客户的特定需求并提供模块化系统，

SignalR是Microsoft ASP.NET的免费开源软件库，该库允许服务器代码将异步通知发送到客户端Web应用程序。该库包括服务器端和客户端JavaScript组件[12]。Mozilla页面可见性API [10]是BSD许可项目。网页使用它来检测它们是否可见。某些网站（包括Twitch）使用此信息在后台选项卡中暂停视频播放。当对象失去焦点时，就会发生事件模糊[11]。onblur事件最常与表单验证代码一起使用（例如，当用户离开表单字段时）。

建议

这项工作建议探索IHC（人机交互）的可用性技术[8]的基本原理，以尝试近似技术环境外部的行为，即以一种可以度量和随后审核的方式。也就是说，此提议是尝试在用户和负责映射用户行为的文档工作流的界面之间建立一层，并在预先建立的和特定于上下文的业务规则内，将这些映射编译为易于阅读的信息，以获得更好的管理水平决策。

提议的组件基本上由两个主要功能组成：

1. 观察用户，以获取用户在系统中花费了多少小时，并记录了用户已访问的文件；和
2. 确保重要的文件已被系统用户阅读；

除此之外，这两种功能都必须支持控制用户操作中的其他信息，例如：批准的文档、已访问、待处理、阅读百分比和文件中的操作，以及实时记录用户访问的任何页面；

建议的组件必须是一个额外的层，它将对用户和组织过程透明地运行（图1），这样它就不会干扰系统操作人员的工作流程，也不会重新定义以前未为业务定义的新规则或流程。

图1-与公司系统架构集成的Analytics模块的架构

技术指标

前端层

由于开发的时间限制和客户的技术限制，所有监视都是通过浏览器的HTML5界面（Page Visibility API[10]和第Blur Event[11] 页）进行的，并确认用户没有打开选项卡；如果系统保持五分钟不执行任何操作，则系统会检查是否执行了任何操作，例如弄乱或在特定字段中键入。在这种情况下，系统会通知后端它不再在系统中处于活动状态，直到再次采取措施为止。作为一种性能策略，只有用户的当前页面具有打开的套接字网络，以避免重叠并减少服务器资源的使用；

后端层

为了执行快速注册而又不严重依赖于用户的等待时间和持续的Internet连接，映射过程会在服务器和客户端之间打开Web套接字以实时交换异步信息。为了执行客户端和服务器之间的实时通信，使用了SignalR[12]，它是一个开放源代码的异步通信库，负责创建Web套接字，该库能够提供足够的敏捷性和可靠性来实时注册用户所在的页面。以及他在其中活跃了多长时间。

数据库

Analytics（分析）模块的数据库提供了用于跟踪用户操作和操作文档的特定表。该系统的共享表中，有以下的数据实体：User，Storage，DocumentType，Document和File。对于排他性分析和映射操作，该模块使用两个特定的表来执行用户动作和行为的映射：

• UserTrack e
• DocumentAnalytics

UserTrack指出系统中跟踪的用户，他的行为是什么，尤其是系统中某个操作涉及的进入和退出（及时）点。该UserTrack表处理的主要信息包括：

• UserId：int-FK User.Id，不为null（用户ID）
• RelativeUrl：varchar（2048）不为空（用户当前页面的相对URL，用于系统屏幕跟踪）
• EntityId：（int null实体ID，可选）
• DocumentId：int null-FK Document.Id（参考文档，可选）
• BeginAccessDateTime：datetime不为null（访问结束日期）
• EndAccessDateTime：datetime不为null（访问的结束日期）
• TimeInMinutes：float不为null（访问时间以分钟为单位）

DocumentAnalytics 用于描述映射用户的操作项的特定表。该实体可以更好地定义用户的行为，不仅可以在使用期间建立行为，还可以对用户处理过的文档的每个特定项目进行分析。该DocumentAnalytics表操纵的主要信息是：

• Id：int，PK，不为null，自动增加
• UserId：int，FK User.Id不为null
• DocumentId：int，FK Document.Id不为null
• FileId：int，FK文件。ID不为空
• Type：int不为空
• Date：datetime不为空

考虑到构成分析模块的实体的结构，用于恢复映射所需数据的反查询过程将使用实体框架。图2给出了该框架的一个示例，其中考虑了用户的有用天数，将它们与一组和一个平均使用时间一起选择。

图2-在银行级别进行映射交互的示例查询

使用代码

该系统的当前版本提供了两个完整的分析视图，其中考虑了检索、过滤和表示：（a）由特定用户提供的映射视图，以及（b）按文档项的表示。图3显示了用户映射截图。

图3-用户分析页面

在此图中，有可能检查给定用户自其首次访问以来在系统中的所有操作的全局统计信息，不管在平台上是否操作过文档，平台上执行的所有干预措施都是如此。对于涉及文档操纵的操作，此屏幕允许访问有关项目的详细数据，从而使您可以在数据级别检查有关文档的更多特定信息，例如更改或删除任何更改。图4显示了以文档为重点的分析调查。在此分析视图中，可以进行另一级别的观察，例如，考虑到特定的用户群体，对给定文档的阅读百分比的统计信息。

图4-按记录记录的分析截图

此视图特有的另一个功能是图形，该图形建立了系统中某个项目在处理方面的演变曲线。例如，此视图允许确定组织中有关处理公司合同义务的给定培训的有效性。另一方面，系统中某个特定项目（例如手册）的演化曲线变平可能表明该材料效率低下或已经失去专业团队的效力。对于这两个分析模块，一直是页面的可用性[5]。这些页面可以处理在不同操作情况下收集的大量不同信息[4]，因此，数据整合并不是那么容易，主要是因为它始终是面板的目标，是决策和解决公司冲突的源泉。这样，易于阅读，数据的良好分布以及尊重应用程序上下文的直观一致性可能会直接干扰所获得结果的成功。

可以从以下Github链接获取使用SignalR进行页面映射示例的源代码：https : //github.com/igorsantana76/PageMappingWithSignalRExample

结论

所获得的结果允许实现一个驱动环境，涉及到一个系统的可用性问题上的艺术研究和操纵信息技术的组织中存在的真实需求之间的极好的同步。

所获得的系统已在实际生产环境中直接进行了测试，经过大约几周的时间，它已经对组织显示出了重要的意义。在某些对文档操作更为关键的情况下，系统管理员需要准确地知道哪些用户在使用该工具，何时何地，如果使用它，他们最近的行动是什么以及还有多少信息。缺少被访问。更具体地说，这些测试表明，在医疗客户，大型医院中，该项目在适应和接受项目方面表现出更好的性能；在其他流程中，行政管理人员需要知道医生和外科医生是否在手术试验期间了解新的医院行为规程，以及他们是否在正确地使用该系统来接收信息或清除命令和发布。在这种情况下，尤其是在实现了用于测试的映射组件之后，将该系统作为系统的新版本实现，然后将其正确集成到公司解决方案中。

尽管获得了正式的验收结果，但在涉及IHC问题方面，开发的项目也受到了用户的好评。在任何时候，用户都不会对在其流程中实现这个新层感到排斥，它显示了性能和功能结果的完全透明。关于分析模块，该工具通过出色的直观颜色和信息提供方式展示了数据表示效率。可以很好地识别对不同可视化的访问，并且分析范围对于作为实验室领域的公司需求非常完整。

面临的主要问题之一是处理大量数据的复杂性和呈现它们的需求，始终优先考虑视觉整洁、简化和直观的数据，从而促进有效的分析和决策。面对这个问题的策略之一是穷举使用色彩和图形，所有这些色彩和图形都针对基于单个页面视图的项目，从而简化了导航并避免了Web组件的最大重新设计。作为将来的工作，该项目的目标是开发功能，以便对给定的文档项目进行更详细的分析，而不是在操作级别上，而是通过跟踪页面上的鼠标位置来考虑区域和阅读点，以便找出用户最常使用的区域。

参考

1. R. Baldam (2016). Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. ECM: EnterpriseContent Management – Gerenciamento Eletr?nico de Documentos (GED), Work-flow, Processos, WCM, DAM, RM e tecnologias correlatas. Rio de Janeiro: Elsevier(2016).
2. Domore. Página Corporativa da Domore Consultoria e Treinamentos. [online] Disponível em http://www.domore.com.br, acesso em mar?o de 2020.
3. Marcos A. S. Freitas: Fundamentos do gerenciamento de servi?os de TI. Rio deJaneiro, Ed. Brasport, (2010).
4. Hix, D., Hartson, H. R., Developing User Interfaces: Ensuring Usability ThroughProduct and Process", NY: John Wiley, (1993).
5. Kuhn, S. , Design for People at Work, In: T.A. Winograd (ed), Bringing Design toSoftware, Addison Wesley, (1996).
6. Ivan L. Magalh?es e Walfrido B. pinheiro: Gerenciamento de servi?os de TI naPrática: uma abordagem com base do ITIL. S?o Paulo, Ed. Novatec, (2007).
7. P. E. S. de Alencar e A. M. Silva. A proposal for usability evaluation methodo-logy applied to a hospital management system in production In: HCIST’2016 -V International Conference on Health and Social Care Information Systems and Technologies, Porto, Portugal, October (2016).
8. Preece, J., Sharp, H. e Rogers, Y., 2002. Interaction Design. Nova York, Wiley andSons Pubs, (2002).
9. A. M. Silva e R. Mattos: IBM Watson como Ambiente para Desenvolvimento e Exe-cu??o de um Chatbot – Um Estudo de Caso Aplicado ao Processo de Atendimentoao Usuário. In: Conference: III Congresso Internacional Adventista de Tecnologia(CIAT), At Hortol?ndia/SP, Sep. (2018)
10. Mozilla MDN Web Docs. (2020) Page Visibility API. [online] Available at https://developer.mozilla.org/pt-BR/docs/Web/API/Page_Visibility_API, Last accessed on Apr. 2020.
11. Mozilla MDN Web Docs. (2020) Evento blur. [online] Available at https://developer.mozilla.org/pt-BR/docs/Web/Events/blur, Last accessed on Mar. 2020.
12. Microsoft. (2020) Real-time ASP.NET with SignalR, An incredibly simple real-time web for ASP.NET. [online] Available at https://dotnet.microsoft.com/apps/aspnet/signalr, Last accessed on Apr. 2020.